|
С активным развитием технологий колоссальные архивы с журналами, отчётами и книгами, хранящихся по несколько и более лет, и занимающих не один этаж или подвал, становятся всё менее нужными. Этот объём информации можно сохранить в электронном виде на жёстком диске компьютера, размеры которого не превышают размеров обычной книги.
Электронный архив – это преобразование больших объёмов текста в электронные формы представления информации. Внедрение этого типа хранения данных продиктовано временем: сейчас каждая компания нуждается в систематизации отчётов о кредитно–финансовой деятельности, контрактов и остальных документов.
Электронный архив – это увеличение производительности служащих, людям больше не следует проводить в архивах часы напролет, чтобы предоставить заказчику нужный договор или чертёж. Электронный архив обойдется во много раз дешевле, чем аренда площадей под хранение печатной документации, так что налицо и экономия денег.
Можно быть полностью увереным в сохранности важных документов, а также можно забыть об утечке информации, не зря говорят: «Электронный архив – это конфиденциальность и безопасность, постоянство и надёжность.» Базисом для запуска электронного архива становятся программы сканирования документов, посредством которых документы из бумажного вида записываются в электронный.
Самому сканированию документов предшествует их систематизация, удаление, оцифровка рукописной или печатной документации (чертежей), сортировка по степени целостности документов, скоб и скрепок для безпроблемного сканирования. Далее производится сам процесс сканирования с подборкой необходимых настроек для каждого типа сканируемого материала, благо программы сканирования создавались профессионалами, а они учли все возможные трудности производства этого процесса.
Сохранение отсканированных документов в необходимом формате - заключительный шаг. Самые распространенные форматы - это PDF и JPG. Система электронного документооборота, пришедшая на замену обычному деловодству, также требует особого разговора. Как и электронный архив, система электронного документооборота обеспечивает производительность штата сотрудников с помощью автоматизации деловодства (предоставление необходимой документации, согласование контрактов и заказов и др.).
Компания ООО «Параметр», г. Москва
| 
